前言
在公司、公部門或NGO內部進行團隊協作時，有時為了省下架設主機與購買軟體的費用，會利用現成的Google雲端硬碟來管理資料，不論是使用PC瀏覽器還是安卓手機預裝的App，都能透過網路檢視與編輯線上檔案，十分便利。對於有這方面需求的讀者，這裡就整理一些管理雲端硬碟的要點，由於文長，將分權限管理、資訊安全與資料輸入輸出等三方面來談。
一、權限管理
1. 公用帳號（管理員帳號）的必要性
在雲端硬碟上，為了讓不同職級或不同單位的使用者只能存取自己權責範圍內的檔案，必須管控檔案的權限，但如果讓使用者各自在雲端建立或上傳檔案，那麼使用者就會成為檔案擁有者，等同獲得該檔的最高控制權，其結果就是使用者能在沒有監管的情況下，讓任何人存取自己所擁有的檔案。所以團隊利用免費的「非企業版」雲端硬碟協作時，要先建一個公用帳號，而且最好所有放在雲端上共用的檔案或資料夾，都統一由公用帳號擁有（具有最高控制權），這樣才能談權限管理。
此外，如果用一個私人帳號來管理雲端硬碟上的所有檔案，雖然也能避免上述問題，但將來卸任移交時，勢必面臨很大的困難。因為不像PC電腦上的檔案，只要複製到隨身碟丟給新人就好，在雲端硬碟上，必須先轉移每個檔案與資料夾的擁有權給新的管理者，然後再關閉自己的權限，工程不算小。如果一開始就使用公用帳號的話，交接時只要將公用帳號及密碼交給新人，連複製檔案都免了，省事許多。
2. 建立樹狀結構的資料夾與檔案
當雲端硬碟上的檔案很多時，為了讓檔案更有組織，畫面也不會充斥太多項目，跟在PC端一樣都會使用樹狀結構的資料夾來存放檔案。另外由於在管理權限的時候，原則上都會在資料夾上設定共用權限（如此這個資料夾所包含的子資料夾與檔案，以及日後在這個資料夾之中新增的項目，都會繼承這個資料夾的權限，不必逐一設定），所以建立樹狀目錄時，會優先考量不同單位或不同職級，例如相同單位或相同職級會用到的檔案會放在同一個資料夾，以利權限設定及管理。
另外，如果您的組織中也有其他部門在使用google雲端硬碟，為這些部門的共同主管建立一個自己部門的根目錄是必要的，這樣主管看到的畫面才不會充斥大量資料夾與檔案，而是只會看到各部門的根目錄。而主管的檔案存取權，只要在根目錄上設定一次就好，不用每個資料夾一一設定才能讓主管看到所有內容。舉例說明：
假設有10個資料夾要開權限給主管看，如果在每個資料夾一一設定共用權限，除了低效，主管在雲端硬碟上也會看到10個資料夾，因此比較合理的作法是先設一個根目錄，在根目錄上開權限給主管，再把10個資料夾移動到根目錄之中，如此這10個資料夾就能繼承來自上層資料夾的權限設定（主管都能看到），此外主管也只會看到一個根目錄，當他需要進一步查閱下層的10個子資料夾時，再點開根目錄即可，這樣主管的電腦畫面就會清爽許多。
反之來看不設根目錄的後果。如果主管轄下有10個單位，每個單位都開10個資料夾給主管看，那麼主管就會看到100個資料夾，這將造成主管的電腦畫面太過零亂，更無法區分多個都叫「月報」的資料夾，到底哪個是屬於哪個部門？因此很難找到他想看的內容。
按照上述的原理，假設主要的樹狀目錄已經建立好了，那麼開設權限的合理順序應該是：
A.在根目錄上開權限給大主管。
B.在根目錄之下的資料夾上逐級開權限給各級幹部及使用者。
C.對於一些不同單位或不同群組都會用到的檔案，應使用「捷徑」（拖動檔案時，同時按住ctrl再移動到目標資料夾，即可建立該檔的捷徑），使同一檔案能出現在不同單位的資料夾。
D.最後對少數個案，可直接在檔案上設定權限。
如果一開始沒按以上順序施工，導致主管與各級幹部看到的畫面凌亂不堪，還是有補救的方法，那就是趁連續假期大家不用雲端硬碟時，關閉所有檔案與資料夾的共用權限（請善用進階搜尋功能來列出公用帳號擁有的所有檔案），然後從根目錄開始逐層重新設權限即可解決。
3. 禁止編輯者自行開放檔案權限
Google雲端硬碟非企業版的一個大bug是：擁有檔案編輯權限的使用者，在google雲端硬碟的預設值下，能自行開放編輯權限或檢視權限給更多使用者。
設想一個極端的例子：雲端硬碟管理者開放了某個檔案的編輯權給使用者A，A又自行開放編輯權給B, C, D， BCD三位又各自開放編輯權給更多人，到最後檔案幾乎等於在網上裸奔—給不該看的人看光光，所以這個預設功能必須在開放檔案共用權限時一併禁用，操作方式如下：
4.選任合適的管理員
如同一家公司的執行長不會親自去管理公司內的電腦，而會授權給資訊管理部門一樣，這裡也不建議主管親自下場管理雲端硬碟，而是交給合適的人來管理，適任的管理員條件如下：
A. 有電腦、能上網、會打字只是最基本的條件。管理者還必須比所有人員更熟悉電腦的軟硬體，才能同時解決主管與使用者的需求。至少要同時使用Chrome、Edge、Firefox以同時登入私人帳號與公用帳號，要會Anydesk或Teamviewer以便遠端處理使用者的電腦問題。
B. 年齡不宜太大。雖然年齡不代表電腦能力，但從學生時代就接觸電腦，跟出社會再自學電腦，電腦能力大概還是會有相當落差的，特別是曾在學校被指導教授操過幾年...🤣
C. 管理員的電腦不能太舊，太舊的硬體不支援較新的作業系統，例如微軟已放生Win 7，資安漏洞就無法得到即時修補。話說回來，真正會用電腦的人，通常也無法忍受舊電腦或小螢幕的低效。
以上是必要條件，後面三個條件是加分項：
D. 如果有管理大量資料的需求，管理者最好學過資料庫軟體如Access、SQL，能掌握資料庫設計原則，如果一開始存放資料的表格設計不良，往後資料的處理很容易窒礙重重，修改成本也會很大。
E. 如果有自動統計KPI或輸出月報的需求，管理者應熟悉excel函數（與大部分google sheets函數通用），至少要會20～30個，if、sumifs、countifs、filter、unique、sort、xlookup、indirect、join、transpose、year、month、regularextract、importrange等函數語法都是基本功，還必須會用"函數（函數（函數（函數）））"這種套娃娃的語法，才能把試算表的資料處理效率開到最高。
一個典型的「套娃娃」，數數看套了幾個娃？
F. 除了函數，Google試算表還能用程式碼自訂更強大的自動化功能，類似excel巨集，只不過其程式語言是使用javascript而非VBA，但會電腦語言的人比會excel函數的人更稀缺就是了😅。
總之，雲端硬碟的權限與其中的資料管理最好放權給適任者才能事半功倍，主管也才能集中精力在團隊的資源整合與溝通協調之上，不用在龐雜瑣碎的電腦作業上勞神。
5. 使用者人數與管理成本
雲端硬碟的權限管理員只要一人就夠了，比較不會出現多頭馬車或者人人都無法掌握全局的情況，但雲端硬碟上的檔案往往會開放給數位使用者參與編輯，雖然這就是我們當初使用雲端硬碟的本意—檔案可由多人共同編輯，減少檔案傳遞與整併的時間。然而，由於使用者會在編輯檔案時製造各種意想不到的錯誤，因此使用者人數越多，出錯的風險越高，管理成本也就越高，所以到底要開放給多少人共用？這是一門藝術，沒有標準，只能酌情。
在多人使用雲端硬碟輸入資料時，這裡針對幾種不同的情況提出建議：
A.若團隊中大多數人不會電腦、沒有電腦...
因為全面電腦化的硬體建設成本與人員培訓成本是極高的，在這種情況下處理資料時可以全部採用紙本表格，手寫填好後再將表格集中交由少數會電腦的人上雲端硬碟登打資料，這是效率最高也是管理成本最低的辦法，也因為user最少，雲端硬碟管理員最輕鬆，只不過使用者人數少，每人要分攤的電腦作業量會較多。
雖然現在人人都有手機，也能直接用手機編輯雲端硬碟的檔案，但仍不建議用手機APP或手機的Google表單來輸入資料，因為電腦作業的效率與「顯示面積」高度相關。使用一台27寸大螢幕，因顯示面積大，所以作業效率高，手機的根本問題正是顯示面積太小，在相同字體大小下，一張A4紙本表格能同時顯示的內容還比手機多好幾倍，因此用手機代替電腦，不如回歸最純樸的A4紙表。而且手機還有字太小傷眼，中文打字慢，容易手滑誤操作等問題。
B. 若團隊中每個單位至少有一個人會電腦、有電腦...
此時雲端硬碟可以開放給較多人使用，不至於出現太多問題，但若人員電腦能力良窳不一，初期還是有必要投入成本進行人員培訓的。
C. 團隊成員都是電腦高手
此時使用者在編輯檔案時出錯的風險很低，權限可安心開，同時可以減少一些紙本表格。但紙本表格在一些情況還是有必要的，特別是外勤不方便用電腦時，紙筆還是非常有用且高效的資訊紀錄工具，至少本人的經驗是：在使用中文的情況下，用筆寫字會比用手機打字還快，且輕鬆，但現在年輕人用手機打字好像都很快，那就另當別論了。
（待續）
